In het kort
- Voorkomen is beter dan genezen frequent verzuimgesprekken helpen om onderliggende problemen vroeg te signaleren en aan te pakken voor ze escaleren.
- Frequent verzuimgesprekken versterkt vertrouwen en betrokkenheid door tijdig en open in gesprek te gaan voelen medewerkers zich gehoord en gesteund. Goed werkgeverschap gaat door buiten de werkvloer.
- Duidelijke afspraken en oplossingen in deze gesprekken worden afspraken gemaakt om herhaald verzuim te verminderen en langdurige uitval te voorkomen
Intro
Een medewerker die zich regelmatig ziekmeldt. Niet lang, maar wel vaak. Je herkent het vast. In de horeca spreken we van frequent verzuim als iemand zich drie keer in 12 maanden ziekmeldt, ongeacht de duur.
Vaak is dat een signaal. Niet alleen voor de medewerker, maar ook voor jou als werkgever. Een frequent verzuimgesprek helpt om problemen vroeg te signaleren én langdurig uitval te voorkomen.
De reden voor verzuim is lang niet altijd medisch:
- Medische reden: zoals terugkerende fysieke klachten. Echter is dit de oorzaak van maar een klein gedeelte van alle verzuimmeldingen in de horeca.
- Niet medische reden: zoals stress, conflicten op werk, privéproblemen, motivatieverlies of het gevoel vast te lopen. Grotendeels van de verzuimmeldingen in de horeca hebben een niet medische reden.
Een verzuimgesprek is geen verhoor
Een verzuimgesprek is geen ondervraging, maar een open gesprek met de werknemer met als doel helderheid, begrip en het samen bespreken hoe herhaald verzuim voorkomen kan worden.
Verzuimgesprekken hoeven niet altijd plaats te vinden na meerdere weken ziekte. Juist in een vroeg stadium is het van belang om het gesprek aan te gaan. Carbon adviseert om bij de derde ziekmelding direct in gesprek te gaan. Door er vroegtijdig bij te zijn kan erger worden voorkomen.
Waarom zijn frequent verzuimgesprekken belangrijk?
- Vroege signalering van problemen
Achter korte verzuimmeldingen schuilen vaak andere oorzaken dan ziekte. Denk aan hoge werkdruk, stress, een afname in werkgeluk, spanningen op de werkvloer of problemen in de privésfeer. Door tijdig het gesprek aan te gaan, kun je samen naar een oplossing zoeken voordat de situatie verergert. Zo voorkom je herhaald verzuim en mogelijk zelfs langdurige uitval.
- Vertrouwen & betrokkenheid
Verzuimgesprekken laten zien dat je als werkgever oprechte interesse hebt in je medewerkers en hun welzijn belangrijk vindt. Goed werkgeverschap stopt niet buiten de werkvloer. Door actief betrokken te zijn bij de situatie van je medewerkers, voelen zij zich gezien en gehoord. Dit vergroot de kans dat ze eerder signalen delen, waardoor verzuim in de toekomst mogelijk wordt voorkomen.
- Voorkomen van langdurig verzuim
Herhaald kortdurend verzuim kan een voorbode zijn van langdurige uitval. Door dit patroon tijdig te herkennen en bespreekbaar te maken, kun je samen met de medewerker op zoek gaan naar de onderliggende oorzaak en passende ondersteuning bieden.
- Duidelijkheid over verwachtingen
Een frequent verzuimgesprek biedt ruimte om duidelijke afspraken te maken. Wat kan de medewerker doen om herhaald verzuim te voorkomen? En wat is er nodig vanuit de werkgever om dat mogelijk te maken? Denk hierbij aan extra begeleiding via de Arbodienst, een aanpassing in het rooster of in de werkzaamheden. Duidelijkheid zorgt voor rust en wederzijds begrip.
Hoe voer je een goed verzuimgesprek?
- Zorg voor een rustige ruimte waar de medewerker in vertrouwen alles kan vertellen. Zorg ervoor dat andere collega’s niet kunnen horen wat hier besproken wordt en je in het gesprek niet gestoord wordt.
- Laat de medewerker zelf inschatten hoeveel ziektedagen er zijn geweest. Vaak hebben medewerkers niet door hoeveel dagen zij daadwerkelijk ziek zijn geweest. Dit creëert bewustwording.
- Luister actief naar de medewerker. Ga er zonder oordeel in een maak geen aannames. Laat de medewerker vertellen en vat samen wat je hoort.
- Kom tot oplossingen samen met de medewerker. Is er sprake van een te hoge werkdruk? Gezondheidsklachten? Privé problemen? Welke acties moeten er ondernomen worden en wat kan er anders om deze problemen te verhelpen.
- Maak een vervolgafspraak. Spreek bijvoorbeeld af dat je elkaar over vier weken weer spreekt om te evalueren hoe het nu gaat met de gemaakte aanpassingen. Leg deze afspraken schriftelijk vast. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid bij de medewerker.
Begeleiding nodig bij het voeren van een frequent verzuimgesprek? Carbon Arbodienst ondersteunt horecaondernemers bij het voorbereiden en het uitvoeren van verzuimgesprekken. Ons team van zorgprofessionals staat voor je klaar om jou en je team te ondersteunen.
Plan jouw afspraak in
Hulp nodig bij het preventief bestrijden van burn-out klachten en het zo gezond en gelukkig mogelijk houden van je werknemers? Kom nu in contact met Carbon Arbodienst en plan een vrijblijvende afspraak in om te bekijken wat we voor jou kunnen betekenen.